Stadgar för Trollhättebygdens Släktforskare, antagna på föreningens årsmöte 17 februari 2026 och ersätter stadgarna av 19 februari 2022.
- 1 Föreningens namn
Föreningens namn är Trollhättebygdens Släktforskare.
Föreningens organisationsnummer är 863000–9747.
Föreningen har sitt säte i Trollhättans kommun.
- 2 Föreningens ändamål
Föreningen är en politiskt och religiöst obunden ideell förening vars ändamål är att sprida kunskap om samt i övrigt främja släktforskning.
Föreningen är medlem i Sveriges Släktforskarförbund.
- 3 Beslutande organ
Föreningens beslutande organ är föreningens årsmöte, extra årsmöte och styrelse.
- 4 Verksamhets och räkenskapsår
Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår sammanfaller med kalenderåret.
- 5 Firmatecknare
Föreningens firma tecknas av styrelsen gemensamt. Styrelsen beslutar därutöver vem eller vilka som ska teckna förenings firma.
- 6 Medlemskap
Medlem i föreningen är de privatpersoner som vill verka för föreningens ändamål och förbinder sig att följa föreningens stadgar.
- 7 Medlemsavgifter
Medlem ska betala den medlemsavgift som årligen fastställs av årsmötet samt övriga avgifter som beslutas av föreningen.
- 8 Styrelse
Styrelsen består av ordförande, minst sex och högst åtta övriga ledamöter samt högst tre ersättare. Styrelseordförande väljs för en mandatperiod om ett år. Styrelseledamöter och ersättare väljs för en mandatperiod om två år. Om ledamot avgått inom sin mandatperiod kan årsmötet göra fyllnadsval för en mandatperiod om ett år.
Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare, kassör och de övriga funktioner föreningen anser sig behöva. Vid förfall inträder ersättare. Avgår ledamot före mandattidens utgång inträder ersättare i dennes ställe för tiden till och med nästa årsmöte.
- 9 Styrelsens uppgifter
Styrelsen företräder föreningen, bevakar dess intressen och handhar dess angelägenheter.
Styrelsen beslutar å föreningens vägnar såvida inte annat föreskrivs i dessa stadgar. Styrelsen ska verkställa av årsmötet fattade beslut, handha föreningens ekonomiska angelägenheter och föra räkenskap, samt avge verksamhetsberättelse och årsredovisning till årsmötet för det senaste räkenskapsåret.
Styrelsen upprättar förslag till verksamhetsplan och budget för det kommande verksamhetsåret.
Styrelsen sammanträder när ordföranden finner det erforderligt eller om minst tre styrelseledamöter begär detta.
Styrelsen är beslutsför när samtliga ledamöter är kallade och minst halva antalet ledamöter är närvarande.
Styrelsebeslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal gäller den mening ordförande biträder, dock sker avgörandet vid val genom lottning.
- 10 Revisorer
Styrelsens förvaltning ska årligen granskas av två på årsmötet utsedda revisorer. Årsmötet ska utse två revisorsersättare. Valbar är person som inte ingår i styrelsen. Revisor behöver inte vara medlem i föreningen. Revisorer och ersättare väljs för en mandatperiod om två år. Om revisor eller ersättare avgått inom sin mandatperiod kan årsmötet göra fyllnadsval för en mandatperiod om ett år.
Räkenskaper, protokoll och verksamhetsberättelse skall vara revisorerna tillhanda senast tre veckor före föreningens årsmöte.
Revisorerna ska senast en vecka före föreningens årsmöte överlämna rapporten till styrelsen.
- 11 Valberedning
Årsmötet ska årligen utse ledamöter i valberedningen. Valbar är person som inte ingår i styrelsen. Valberedare behöver inte vara medlem i föreningen. Valberedare väljs för en mandatperiod om två år. Om valberedare avgått inom sin mandatperiod kan årsmötet göra fyllnadsval för en mandatperiod om ett år.
- 12 Årsmöte
Ordinarie årsmöte, vilket är föreningens högsta beslutande organ, skall hållas årligen senast under februari månad på tid och plats som styrelsen bestämmer.
Kallelse och föredragningslista till årsmöte eller extra årsmöte skall vara medlemmarna tillhanda senast två veckor före mötet på sätt som styrelsen bestämt.
Motioner och förslag till föreningens årsmöte skall vara styrelsen skriftligen tillhanda senast 15 januari.
Vid ordinarie årsmöte ska följande ärenden behandlas;
- Mötets öppnande, eventuell parentation
- Fastställande av röstlängd
- Val av ordförande att leda förhandlingarna
- Val av sekreterare för mötet
- Val av två justerare, tillika rösträknare, att jämte ordförande justera mötets protokoll
- Fastställande av dagordning
- Fråga om mötet blivit behörigen utlyst
- Föredragande av styrelsens verksamhetsberättelse
- Föredragande av ekonomisk rapport
- Föredragning av revisorernas berättelse
- Frågan om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid som revisionen avser
- Fastställande av medlemsavgift för det nya verksamhetsåret
- Fastställande av verksamhetsplan och budget för det nya verksamhetsåret
- Behandling av motioner och förslag, som inkommit till årsmötet
- Av styrelsen till årsmötet hänskjutna ärenden
- Val av ordförande för föreningen för ett år
- Fastställande av antalet övriga styrelseledamöter (ordinarie och ersättare)
- Val av övriga styrelseledamöter
- Val av två revisorer och två revisorsersättare
- Fastställande av antalet ledamöter i valberedningen
- Val av valberedning och sammankallande ledamot i denna
- Övriga ärenden
- Mötets avslutande
Val förrättas med slutna sedlar, om så yrkas, men annars, liksom vid all omröstning i andra frågor, öppet.
- 13 Extra årsmöte
Extra årsmöte hålls, när styrelsen eller revisorerna finner det nödvändigt, eller då minst 1/10 av medlemmarna kräver detta genom skriftlig begäran till styrelsen. Av begäran skall framgå det eller de ärenden som medlemmarna vill att mötet ska behandla.
Vid extra årsmöte får endast ärenden behandlas som angivits i kallelsen.
- 14 Rösträtt
Vid föreningens årsmöte och vid extra årsmöte har varje närvarande medlem, som erlagt medlemsavgift för det gamla verksamhetsåret, en röst.
Rösträtten är personlig och kan inte utövas genom ombud.
- 15 Beslut, omröstning och beslutsmässighet
Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller, om så begärs, efter omröstning (votering).
Omröstning sker öppet, utom vid val där sluten omröstning ska äga rum om någon begär detta. Beslut fattas, såvida dessa stadgar ej föreskriver annat, med enkel majoritet. Vid lika röstetal gäller den mening som ordföranden biträder, vid val sker dock avgörandet genom lottning.
Ledamot av styrelsen får inte delta i beslut om ansvarsfrihet för förvaltningsåtgärd för vilken denne är ansvarig, inte heller vid val av revisor.
Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet.
- 16 Utträde
Medlem som önskar utträda ur föreningen ska skriftligen anmäla detta till styrelsen och anses därmed omedelbart ha lämnat föreningen.
- 17 Uteslutning
Medlem kan uteslutas ur föreningen om medlemmen bryter mot föreningens stadgar, handlar på ett sådant sätt att han/hon skadar föreningen, motarbetar föreningens verksamhet, ändamål, och intressen eller försummat att betala beslutade avgifter efter två påminnelser.
- 18 Stadgeändring
Ändring av, eller tillägg till dessa stadgar skall beslutas av föreningens ordinarie årsmöte. Fråga om ändring av stadgarna måste bifallas av minst två tredjedelar (2/3) av de röstberättigade på årsmötet för att anses ha vunnit bifall.
Ändring av föreningens stadgar om föreningsform och ändamål (§2) och upplösning (§19) kräver likalydande beslut av två på varandra följande ordinarie årsmöten.
- 19 Föreningens upplösning
För upplösning av föreningen fordras beslut av två på varandra följande ordinarie årsmöten där minst tre fjärdedelar (3/4) av de röstberättigade deltagarnas avgivna röster stöder upplösningen.
Vid upplösning skall föreningens skulder betalas. Föreningens arkiv ska överlämnas till folkrörelsearkiv eller motsvarande. Föreningens övriga tillgångar ska gå till verksamhet i enlighet med föreningens syfte. Hur detta ska ske beslutas på det sista årsmötet.
Beslut om föreningens upplösning ska anmälas till Skatteverket för avregistrering av föreningen.