STADGAR FÖR TR0LLHÄTTEBYGDENS SLÄKTFORSKARFÖRENING, antagna den 2022-04-19
- 1 Föreningens namn är Trollhättebygdens släktforskare. Föreningen har sitt säte i Trollhättan. Föreningen, som är en ideell förening, har till ändamål att främja släktforskning. Det sker genom öppna möten, föredrag och kursverksamhet.
- 2 Varje fysisk person och förening med intresse för släktforskning äger rätt att inträda i föreningen.
- 3 Föreningens verksamhet utövas genom:
-årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ
-styrelsen, som är föreningens verkställande organ, bevakar föreningens intressen och kan även verka genom utskott. - 4 Föreningens styrelse består av ordförande och minst 6 ledamöter och högst 3 suppleanter. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare, kassör och övriga erforderliga funktionärer. Styrelsen utgörs av, för högst två år i sänder, valda ledamöter. Dessa väljs vid föreningens årsmöte.
Styrelsen, som sammanträder på ordförandens kallelse, må ej fatta beslut om ej minst halva antalet ledamöter, inkl. ordföranden eller vice ordföranden, är närvarande.
Styrelsen företräder föreningen, bevakar dess intressen och sköter dess angelägenheter. Styrelsen beslutar på föreningens vägnar såvida dessa stadgar inte föreskriver annat.
Förutom föreningens ekonomi skall kassören sköta medlemsregistret tillsammans med ordföranden. Sekreteraren är protokollsförare vid möten och skall i samråd med ordföranden upprätta styrelsens årsberättelse.
Styrelsen ska verkställa av årsmötet fattade beslut, sköta föreningens ekonomiska åtaganden och föra räkenskaper, samt avge årsredovisning till årsstämman för det senaste räkenskapsåret. - 5 Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår sammanfaller med kalenderåret. Räkenskaper, protokoll och årsberättelse skall vara revisorerna tillhanda senast 3 veckor före årsmötet.
- 6 Ordinarie årsmöte hålls årligen senast under februari månad, på tid och plats som styrelsen bestämmer. Extra årsmöte hålls när styrelsen eller revisorerna eller minst en femtedel av medlemmarna kräver det. Årsmötet kan skjutas upp om någon oförutsedd händelse utanför styrelsens kontroll inträffar (force majeure).
Styrelsen får besluta att föreningsmöte ska äga rum som fysiskt möte, eller som distansmöte över Internet, eller som en kombination av dessa. Medlem, som närvarar på distans, har samma rättigheter och skyldigheter som fysiskt närvarande medlem. Styrelsen ansvarar för att rimliga kontroller av identitet och medlemskap genomförs oberoende av mötesform. - 7 Vid årsmöte har varje medlem en röst. Rösträtten är personlig men kan överföras till annan med fullmakt. Varje mötesdeltagare kan inneha högst en (1) fullmakt. Styrelsemedlem kan inte rösta i frågan om att bevilja styrelsens ansvarsfrihet.
- 8 Vid ordinarie årsmöte skall följande ärenden förekomma:
1. Mötets öppnande
2. Val av ordförande att leda förhandlingarna
3. Val av sekreterare för mötets förhandlingar
4. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare, att jämte ordföranden justera mötets protokoll
5. Fastställande av dagordning
6. Fråga om mötet blivit behörigen utlyst
7. Föredragande av styrelsens verksamhetsberättelse
8. Föredragande av ekonomisk rapport
9. Föredragande av revisorernas berättelse
10.Fråga om beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen
11.Fastställande av medlemsavgift
12.Behandling av förslag, som inkommit till årsmötet
13.Fastställande av verksamhetsplan och budget
14.Val av ordförande för föreningen
15.Val av styrelseledamöter och suppleanter för ett resp. två år
16.Val av revisorer och en revisorssuppleant för kommande verksamhetsperiod
17.Fastställande av antal ledamöter, i valberedningen
18.Val av valberedning och sammankallande ledamot i denna
19 Övriga ärenden.
20.Mötets avslutande
- 9 Motioner och förslag av ekonomisk natur till årsmötet skall vara styrelsen skriftligen tillhanda senast den 15 januari.
- 10 Kallelse och föredragningslista till årsmöte eller extra möte skall vara medlemmarna tillhanda senast fjorton dagar före mötet. Kallelsen kan ske antingen digitalt eller post.
- 11 Vid extra årsmöte får endast förekomma ärenden som angivits i kallelsen.
- 12 Val förrättas med slutna sedlar om så yrkas, men annars, liksom vid all omröstning i andra frågor öppet. Vid lika röstetal avgörs val genom lottning. I andra frågor gäller den mening som föreningens ordförande biträder.
- 13 Ändring av eller tillägg till dessa stadgar skall beslutas av ordinarie årsmöte. Förslag om stadgeändring skall utsändas i samband med kallelsen och ges en egen punkt i föredragningslistan. För beslut därom fordras minst två tredjedelar (2/3) av avgivna röster.
- 14 Medlemsavgift skall vara betald senast 31 mars, därefter skickas en påminnelse till vederbörande och är inte medlemsavgiften betald 30 juni stryks medlemmen ur medlemsregistret. Medlem som vill utträda skall göra detta skriftligt (digitalt eller per post) eller muntligt, till ordf. el. kassör.
- 15 För upplösning av föreningen fordras beslut därom på ett ordinarie årsmöte med minst två tredjedelar (2/3) av avgivna röster.
- 16 I händelse av föreningens upplösning skall dess samlingar antingen överlämnas till sammanslutning med liknande intressen eller till bibliotek och arkiv. Ev. befintliga medel disponeras enligt sista årsmötets beslut.